Справочники. Телефонная книга.
Телефонная книга состоит из восьми разделов.
«Телефонная книга (полная)» и Телефонная книга (только свои абоненты) Полная содержит весь список номеров, как сотрудников компании, так и всех собеседников (контрагентов), для которых указаны имена. Только свои абоненты включает реквизиты только телефонных номеров Компании, которые содержатся в детализации.
В верхней части тел. книги содержится (слева направо):
Скрыть историю до строка для фильтрации записей. Номера возвращённые до обозначенной здесь даты скрываются, чтобы уменьшить количество отображаемой информации.
Фильтры позволяют скрыть номера – Актуальные (выданы абонентам и возвращены), возвращённые (с проставленной датой возврата) и резервные (переведены в резерв)
Добавить информацию по номеру открывает карточку абонента для редактирования данных по выделенному номеру. Её также можно вызвать двойным нажатием мыши по абоненты.
Редактировать информацию по номеру позволяет вносить изменения в уже существующую карточку по абоненту.
Добавить по образцу открывает карточку с уже заполненными полями, как у выделенного номера для удобства внесения данных по сотрудникам с похожими реквизитами
Удалить выделенную записть стирает строку
Загрузить даёт несколько возможностей для импорта данных из уже существующих на предприятии адресных книг:
- Из файла. В файле должны быть указаны названия полей Номер, Имя, Отдел (необязательно), Группа (необязательно), Тип (необязательно). Для запуска импорта выберите пункт меню «Справочники», нужную телефонную книгу, нажмите «Из файла <==…».
- Из буфера обмена. В буфер обмена должна быть скопирована таблица (например, MS-Excel) с указанием названий столбцов Номер, Имя, Отдел (необязательно), Группа (необязательно), Тип (необязательно). Для запуска импорта выберите пункт меню «Справочники», нужную телефонную книгу, нажмите «из буфера <--».
- Из эксель файла. Используется эксель таблица с полями соответствующими по названиям полям программы.
- Из Active Directory. Позволяет сопоставить поля программы, которые необходимо заполнить с полями AD и подтянуть оттуда данные.
- Загрузка временных лимитов. Используется в том случае, если лимиты постоянно меняются в связи с комендировками и их нужно подгружать в программу из эксель
Сохранить. Выгружает тел. книгу в текстовый файл, эксель или буфер обмена.
Проверить конфликтующие записи. Находит номера по которым несколько записей с единовременными сроками использования. Программа автоматически предлагает варианты исправления конфликтов.
Открывает карточку для создания новых типов номеров помимо личных, служебных и прочих.
В адресную книгу можно добавить собственные поля, а также настроить их вывод в отчеты. Для этого выберите пункт меню «Настроить дополнительные поля…»:
После добавления в справочник эти поля появятся в соответствующих адресных книгах.
ОЧИСТКА ТЕЛЕФОННОЙ КНИГИ
Выберите меню «Справочники», «Очистить телефонную книгу». Данные из обеих книг будут удалены. Можно очистить только одну из тел. книг.