Лимиты на сотовую связь

В соответствии с письмом Минфина от 13 октября 2006 г. № 03-03-04/2/217, расходы организации на оплату услуг сотовой связи могут быть учтены при расчёте налога на прибыль в пределах лимитов, установленных приказом руководителя организации. Для этого необходимо иметь следующие документы:

- список должностей сотрудников, которым необходима корпоративная связь в силу служебных обязанностей, и лимиты, в рамках которых она оплачивается;

- договор организации с оператором сотовой связи на оказание услуг связи;

- счета на услуги связи от оператора.

Предположим, что договор с оператором уже заключён. Теперь нам нужно навести порядок в нашей системе корпоративной телефонии. Для начала запросим детализацию расходов, чтобы понять, какой объём трафика использует каждый сотрудник в зависимости от должностных обязанностей. Инструкцию по получению нужных файлов можно взять на нашем сайте. Обычно операторы присылают их на электронный адрес ответственного сотрудника.

Далее, нам потребуется список должностей с выделяемыми им суммами компенсации затрат на услуги связи. Как установить такой лимит, мы поговорим в отдельной статье, поэтому предположим, что готовый документ уже есть. Это должен быть файл в формате Excel со списком сотрудников, их должностями, присвоенными им телефонными номерами, лимитами и прочей информацией, необходимой для аналитики.

Теперь необходимо сравнить суммы лимитов сотрудников с их расходами, которые отображаются в ежемесячных детализациях. Если сотрудников в организации немного, то можно провести сравнение вручную. Однако для компаний, у которых более сотни номеров, мы предлагаем использовать программу Tarifer corporate. Программа запомнит все данные сотрудников, загруженные из справочника организации, и будет автоматически сверять их с расходами из детализаций. Ответственному за корпоративную телефонию останется только корректировать данные сотрудников при необходимости и предоставлять программе очередной счёт от оператора раз в месяц — всё остальное она сделает сама.

Аналитику по расходам сотрудников можно просматривать через интерфейс программы. В ней можно отфильтровать самые затратные направления и статьи расходов, а затем выгрузить их в Excel для бухгалтерии.Также можно сделать рассылку на электронные адреса сотрудников, превысивших лимит, или всех пользователей организации. Иногда полезно показать сотрудникам, что организация следит за своими расходами. Практика показывает, что использование программы Tarifer позволяет сократить сумму ежемесячных счетов на связь до 30 %.